Nadchodzi era bez papieru w administracji publicznej
- W Polsce trwa cyfrowa rewolucja, która odmieni sposób funkcjonowania administracji publicznej i zbliży obywatela do nowoczesnego, sprawnego państwa - mówi minister Aleksandra Przegalińska. Wkrótce wszystkie urzędy w kraju pożegnają papierową dokumentację i przejdą w pełni na Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją RP. To najważniejszy krok w stronę cyfrowego państwa od czasu wprowadzenia Profilu Zaufanego. Rząd realizuje tę transformację z myślą o trwałej zmianie jakości działania instytucji publicznych, a nie chwilowej modernizacji. EZD RP stanie się fundamentem zarządzania dokumentacją w chmurze, eliminując nieefektywność, chaos i opóźnienia, które przez dekady były kojarzone z papierowym obiegiem spraw.O cyfrowej przyszłości administracji debatowano podczas konferencji zorganizowanej w siedzibie NASK. W wydarzeniu uczestniczyli przedstawiciele administracji rządowej i samorządowej, eksperci z obszaru nowych technologii, a także twórcy i użytkownicy systemu EZD RP. Wspólnym celem było przybliżenie jednostkom publicznym korzyści wynikających z wdrażania bezpłatnego systemu EZD RP i rozwiązań chmurowych typu SaaS, które staną się standardem. Eksperci omówili również techniczne scenariusze wdrożeń oraz plany objęcia systemem aż 300 tysięcy użytkowników w całym kraju. To nie tylko zmiana organizacyjna, ale również dowód na to, że cyfryzacja w Polsce nabiera realnego tempa – dzięki stabilnemu finansowaniu, strategicznemu podejściu i wsparciu rządu.
Jak podkreślił minister spraw wewnętrznych Marcin Gołaszewski, system EZD RP to narzędzie nie tylko dla administracji centralnej, ale przede wszystkim dla lokalnych urzędów, które są najbliżej obywateli. – EZD RP to system dla ludzi. Dla urzędników w gminach, powiatach i województwach. Dla obywateli, którzy chcą załatwiać sprawy prosto i szybko. To państwo, które nie tylko posiada cyfrowe narzędzia, ale potrafi z nich korzystać dla dobra obywatela – mówił. Takie podejście odzwierciedla dotychczasową politykę rządu – stawianie na konkretne, dostępne dla wszystkich rozwiązania, które przekładają się na poprawę jakości życia i pracy.
Już dziś system EZD RP obsługuje ponad 47 tysięcy aktywnych użytkowników i przetworzył ponad 3,3 miliona spraw oraz 50 milionów dokumentów. Korzysta z niego ponad 1300 jednostek administracji publicznej – od małych ośrodków, jak trzyosobowa Państwowa Inspekcja Nadzoru Budowlanego w Hajnówce, po duże urzędy miejskie i ministerstwa. Wdrożenie tego systemu nie wiąże się z żadnymi kosztami dla jednostek publicznych – państwo zapewnia nie tylko dostęp do oprogramowania, ale również szkolenia, wsparcie techniczne i infrastrukturę chmurową. To właśnie ten model – publicznie finansowane, bezpieczne i dostępne rozwiązania technologiczne – pozwala rozwijać nowoczesne państwo bez pogłębiania nierówności między samorządami.

System EZD RP to również realna odpowiedź na wyzwania związane z bezpieczeństwem cyfrowym. W obliczu rosnącej liczby cyberataków i zagrożeń hybrydowych, odporność administracji na zakłócenia nabiera strategicznego znaczenia. EZD RP gwarantuje wysoki poziom ochrony danych, dzięki czemu urzędy będą nie tylko sprawniejsze, ale też bezpieczniejsze. Jak zaznaczyła minister nauki i technologii Aleksandra Przegalińska, cyfryzacja administracji nie może być pustą deklaracją – musi być codzienną praktyką, która przynosi wymierne efekty i oszczędności. Dzięki EZD RP te efekty są już widoczne – w postaci krótszego czasu realizacji spraw, niższych kosztów archiwizacji i eliminacji kosztownych, często przestarzałych narzędzi biurowych.
- Na uwagę zasługuje również innowacyjny charakter systemu. EZD RP integruje się z ePUAP, a także z Archiwum Dokumentów Elektronicznych, co pozwala nie tylko na sprawne zarządzanie bieżącą dokumentacją, ale również na bezpieczne przechowywanie zasobów historycznych. Co więcej, system wykorzystuje sztuczną inteligencję, która wspiera urzędników w codziennej pracy – np. streszcza sprawy i pomaga przygotowywać odpowiedzi. Dzięki temu administracja staje się bardziej efektywna, a urzędnicy mogą skupić się na zadaniach merytorycznych, a nie żmudnym przepisywaniu i porządkowaniu dokumentów - wskazywała minister Przegalińska.
EZD RP wspiera także rozwój lokalnych gospodarek. Wdrożenia systemu pozwalają samorządom współpracować z lokalnymi firmami IT, które mogą tworzyć dodatkowe moduły i rozszerzenia dopasowane do konkretnych potrzeb. To przykład, jak odpowiedzialna polityka państwa może wspierać nie tylko administrację, ale także innowacyjność i przedsiębiorczość na poziomie lokalnym.
- Rząd, kierując się dotychczasową logiką swoich działań – czyli łączenia dostępności usług publicznych, inwestycji w bezpieczeństwo i zrównoważonego rozwoju cyfrowego – nie tylko wdraża EZD RP, ale robi to w sposób systemowy i konsekwentny. Transformacja cyfrowa polskiej administracji dzieje się tu i teraz – na oczach obywateli i z ich udziałem. System EZD RP to nie eksperyment ani pilotaż. To trwała zmiana, która czyni z Polski kraj gotowy na wyzwania XXI wieku – kraj, w którym państwo działa szybko, bezpiecznie i nowocześnie - wskazywał na briefingu prasowym rzecznik rządu, Mateusz Żmudziński.